JAKARTA,Cobisnis.com – Jika anda merasa terganggu dengan tumpukan kertas di atas meja, anda sebaiknya mempertimbangkan untuk membuat salinan digital. Dahulu, anda mungkin menggunakan alat pemindai untuk mengonversi dokumen penting ke bentuk digital. Sekarang aplikasi pemindai seperti CamScanner telah menjadi pilihan utama di dunia, menggantikan alat pemindai. CamScanner menggunakan teknologi OCR untuk memindai dokumen kertas dan mengubahnya ke dalam bentuk digital, menjadikan ponsel pintar sebagai alat pemindai portabel. Mengutip juru bicara CamScanner, Kevin, “CamScanner mempunyai teknologi OCR yang menjadi unggulan penyokong fitur-fitur baru aplikasi kami.”
Berikut adalah beberapa cara sederhana namun efektif untuk mengorganisir dokumen kertas dengan CamScanner yang dapat membantu pengguna menghemat waktu dan lebih efisien.
Alasan untuk memindai dokumen kertas anda dan menyimpan salinan digitalnya
Anda mungkin pernah mendengar keluhan tentang berkas yang berserakan di mana-mana dan buku-buku berat yang menumpuk di atas meja. Jika pengguna memindai dan mendapatkan salinan digitalnya, pengguna dapat membawa semua dokumen hanya dengan satu ponsel. Selain itu, dalam manajemen dokumen, ada banyak keunggulan dokumen digital dibandingkan dokumen kertas.
Dokumen digital menghemat waktu dan energi anda untuk mencari informasi tertentu. Jika pengguna mencari beberapa teks atau data tertentu dari dokumen kertas, pengguna perlu membaca satu per satu halaman. Namun, dengan dokumen digital, proses ini bisa dipersingkat menjadi beberapa detik saja.
Mari kita buktikan dengan CamScanner. Aplikasi CamScanner menggunakan teknologi OCR canggih untuk mengekstrak teks dari gambar dan kemudian mencari informasi penting dari data digital. Teknologi ini mendukung pencarian teks lengkap, di mana pengguna dapat mencari kata kunci dalam gambar, dan dengan cepat menemukan dokumen yang dicari. Untuk saat ini, fitur tersebut baru dapat diakses oleh pengguna akun premium. Namun, fitur ini merupakan fitur canggih yang patut diacungi jempol.
Buat beberapa folder untuk berbagai keperluan agar dokumen anda tetap rapi
Siapa pun yang ingin mendapatkan keseimbangan antara hidup dan kerja,wajib mengerti tentang pentingnya mengatur antara pekerjaan dan kehidupan sehari-hari. Hal ini juga berlaku pada dokumen pengguna. Jika pengguna ingin menyimpan dokumen dari berbagai keperluan dengan rapi, pengguna harus memisahkannya ke dalam folder yang berbeda. Kriteria dasarnya adalah membagi keperluan dokumen menamainya folder berdasarkan departemen, waktu dll.
Setelah menyimpan dokumen di aplikasi CamScanner, pengguna dapat menyimpan dokumen dari keperluan yang sama di folder yang sama. Akun dasar dapat membuat maksimal tiga folder. Jika pengguna berlangganan akun premium, pengguna dapat membuat folder dalam jumlah tak terbatas. Selanjutnya, pengguna dapat menambahkan dokumen baru dan menyusun ulang hanya dengan sekali klik dan tarik. Bahkan jika pengguna tidak sengaja kehilangan dokumen yang asli, pengguna dapat mendapatkannya kembali dari folder-folder digital di aplikasi CamScanner
Sinkronisasi dokumen di seluruh perangkat agar dapat diakses di manapun
Kemajuan jaman dan teknologi membuat karyawan terbiasa dengan perubahan pekerjaan terutama dengan adanya internet. Sinkronisasi cloud adalah layanan penyimpanan dokumen yang dikirimkan melalui Internet. Dengan layanan ini, pengguna dapat membawa dokumen mereka kemana saja setiap saat.
CamScanner juga menyediakan layanan cloud untuk penggunanya. Setelah pengguna mendaftar akun CamScanner, pengguna mendapatkan ruang cloud 200M gratis. Mereka dapat mengunggah dokumen ke ruang cloud dan mengunduhnya kapan saja. Layanan ini juga akan menyinkronkan setiap pembaruan dokumen lokal ke versi cloud. Dengan ini, pengguna dapat menyunting dokumen dimanapun selama mereka memiliki koneksi internet yang stabil.
CamScanner saat ini menyediakan layanan pada dua platform utama, PC dan ponsel pintar. Aplikasi ini mendukung layanan sinkronisasi dokumen antar platform. Setelah pengguna masuk dengan akun yang sama, pengguna dapat membaca dokumen yang dipindai dengan ponsel mereka. Pengguna juga dapat menyunting dokumen di PC, lalu menyinkronasi hasil suntingan dokumen ke ponsel mereka.
Bagikan dokumen dengan kolaborator untuk meningkatkan efisiensi kerja sama tim
Kita mungkin pernah menghadapi situasi yang serupa. Saat ingin berbagi dokumen dengan banyak orang tetapi hanya memiliki satu kertas di sekitar kita. Dalam situasi ini, pengguna dapat memindai dokumen dengan CamScanner dan mengirimkannya ke obrolan grup sehingga seluruh tim dapat mengakses dokumen tersebut.
CamScanner merilis versi korporat/Bisnis, yang dikembangkan khusus untuk perusahaan. Akun bisnis CamScanner memiliki tiga fitur, folder tim bersama, manajemen anggota dan akses khusus, dan manajemen akses dokumen.
Pengguna dapat membuat folder team atau mengundang anggota team untuk mengerjakan dokumen yang sama. Pengguna dapat mengelola akses untuk menjaga informasi rahasia agar tidak bocor. Bagi karyawan, membuka akun bisnis berarti hampir mendapatkan semua fitur yang yang ada didalam akun premium dan juga fitur kerja team profesional yang dapat meningkatkan efisiensi.
Tiga dekade lalu, karyawan membayangkan kantor tanpa kertas. Tiga puluh tahun kemudian, hal itu hanya mitos. Kenyataannya, teknologi menambah beban kerja kita. Namun, teknologi juga memudahkan pekerjaan dan hidup kita. Saat ini, aplikasi pemindaian seluler seperti CamScanner semakin lazim di tempat kerja. Mereka disambut baik oleh karyawan yang harus berurusan dengan segudang kontrak kertas, faktur, dan formulir setiap harinya. Sudah saatnya anda menyerahkan dokumen kertas ke CamScanner dan menggunakan aplikasi ini di tempat kerja anda.
